O benefício do vale-transporte é um direito de todo trabalhador brasileiro, assegurado pela lei 7.418/85, para realizar seus deslocamentos entre residência e local de trabalho. Todo empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, deve fornecer o benefício de maneira antecipada, podendo deduzir até 6% do salário do trabalhador, limitado ao valor correspondente ao vale-transporte, em sua folha de pagamento. A única exceção à obrigatoriedade do fornecimento se aplica quando o empregador disponibiliza veículos próprios para o transporte ou quando o colaborador não utiliza o sistema de transporte público, conforme o decreto 95.247/87.
Percebe-se que a legislação que regulamenta a concessão e uso do vale-transporte é bastante antiga. De lá para cá muita coisa mudou, especialmente no que diz respeito à tecnologia. Para se ter uma ideia, no artigo 6 a lei fala em falta de estoque de vale-transporte, algo impensável em tempos de bilhetagem e recarga eletrônica. Fatos curiosos como esse se devem ao fato de que, na época da regulamentação da lei, o vale-transporte era um papel utilizado para pagar o transporte público, que inclusive se tornou moeda paralela em muitos lugares.
Apesar de discorrer sobre vários aspectos, a legislação do vale-transporte não se propõe a definir critérios básicos para a correta concessão do benefício. Tais como: distância máxima de caminhada permitida, frequência e tempo de espera aceitável para o embarque, distância e tempo total do percurso, dentre outros. A falta de definição desses critérios tem gerado muita confusão ao longo dos anos, e, em muitos casos, os empregadores não tendo como aferir se a solicitação do colaborador é a mais adequada para os deslocamentos, por ser um trajeto que nem mesmo ele, o colaborador, pode saber qual o melhor, acaba gerando despesas desnecessárias ao longo de meses e anos.
E como resolver essa situação e gerar redução de custos com vt para os empregadores?
Bem, existem algumas formas e vou listar abaixo.
A primeira delas é o uso do próprio cartão de transporte (seja ele vale-transporte ou não) que, em muitas cidades, garante descontos no trajeto, como, por exemplo, descontos na tarifa da segunda linha. Embora essa seja uma economia bem direta e garantida pelos operadores dos sistemas de transporte, muitos empregadores não fazem uso dessas políticas no momento da definição do benefício.
Outra forma de economia é a definição precisa dos meios de transporte a serem utilizados (linhas de ônibus, trem, metrô e etc) e do cálculo exato do seu valor, respeitando dias e horários de trabalho. Esse cálculo deve ser pautado em critérios técnicos bem definidos, como os citados anteriormente, em especial a distância de caminhada máxima permitida é um fator que gera muita polêmica. Esse processo é chamado de roteirização.
A roteirização tem dois pilares fundamentais: dados e software. Uma base de dados confiável contemplando as informações dos sistemas de transporte, tais como itinerários, pontos de embarque e desembarque, tarifas, quadros de horários e políticas tarifárias, é o ponto de partida para a definição correta dos trajetos. A construção e manutenção dessa base de dados além de complexa é bastante trabalhosa. O segundo pilar consiste na implementação de algoritmos eficientes para fazerem uso das bases de dados e efetuarem o cálculo com precisão.
A terceira forma de reduzir custos com vale-transporte é a alocação inteligente dos funcionários em unidades de trabalho com custo menor de deslocamento. Obviamente essa modalidade só atende empresas que possuem mais de uma unidade. Em muitos casos isso implica em também reduzir o tempo de deslocamento do funcionário, porém isso não é necessariamente verdade. Pela nossa experiência, na grande maioria dos casos é possível sim combinar as duas coisas: redução de custos com vt e redução do deslocamento. A realocação de funcionários deve respeitar os mesmos critérios técnicos definidos na roteirização e também as características de cada negócio: funções, turnos de trabalho, etc.
O desafio da realocação de funcionários visando redução de distâncias e custos com vt é um problema complexo. Sua resolução implica em aplicação de tecnologia de ponta.
Por último temos o aproveitamento de saldo. Essa modalidade permite que o empregador, no momento da recarga, credite apenas o complemento do valor necessário para os deslocamentos dentro de um período específico, aproveitando, dessa forma, o saldo remanescente. Embora não seja a maneira mais eficaz de reduzir custos com vt, uma vez que na maioria dos casos pode não haver saldo remanescente nos cartões, o aproveitamento de saldo pode atuar como forma complementar à roteirização.
A gestão do vale-transporte é sem dúvida uma necessidade para qualquer empregador, sobretudo as empresas que possuem muitos funcionários e movimentam valores elevados todos os meses com o benefício. A VT Real, com foco em muita tecnologia e inovação, vem ajudando empregadores de todos os portes a enxugarem seus custos e fazer uma gestão eficiente do vale-transporte. Conheça nossas soluções em nosso site.